Espertoistruzione

NUOVO ADEMPIMENTO 

ESPERTOistruzione.it supporta le istituzioni scolastiche per questo adempimento:

Abbiamo personalizzato una bozza di Manuale di Gestione Documentale sulla base del format fornito dal Ministero dell’Istruzione. Ovviamente il manuale è da considerarsi “provvisorio” in attesa da poter redigere una versione meno generalista, calata alla realtà della singola scuola.

Entro il 1° gennaio 2022 è necessario:

• Emanare Decreto di adozione del Titolario di classificazione, del Massimario di conservazione e scarto, e del Manuale di gestione documentale; (vedi allegato 1)
• Personalizzare ed Allegare Manuale di gestione documentale; (vedi allegato 2)
• Allegare Massimario di conservazione e scarto; (vedi allegato 3)
• Allegare Titolario di classificazione; (vedi allegato 4)

Allegati:

• 1) Decreto del DS di adozione.docx (Adozione del Titolario di classificazione, del Massimario di conservazione e scarto, e del Manuale di gestione documentale)
• 2) Manuale di Gestione Documentale (PROVVISORIO)
• 3) Gestione documentale - Massimario di conservazione e scarto
• 4) Gestione documentale - Titolario di classificazione

Per la redazione del Manuale di Gestione Documentale definitivo abbiamo previsto i seguenti servizi:

VEDI OFFERTA IN PDF CON MODULO ORDINE   -   BOZZA DETERMINA DI AFFIDO DIRETTO

Rendiamo disponibili ulteriori documenti utili:

• Format di manuale per la gestione dei flussi documentali delle Istituzioni scolastiche
• Linee guida per la gestione documentale nelle Istituzioni scolastiche
• Linee guida archivi scolastici
• Piano di conservazione e scarto per gli archivi delle Istituzioni scolastiche (massimario)
• Circolare MI 3868 del 10/12/2021 Messa a disposizione di nuovi strumenti a supporto della gestione documentale delle Istituzioni scolastiche

DOMANDE E RISPOSTE

• Nomina Responsabile della Prevenzione della Corruzione e Trasparenza RPCT: Il RPCT è il direttore dell'USR per indicazione del MI. Vedi https://www.usrlazio.it/index.php?s=1326 . Fatto è che il Format di Manuale predisposto dal MI ci indica che deve essere nominato. Quindi farei nomina anche se mi sembra superflua. Ci riflettiamo!
• Si deve protocollare? Il decreto di adozione si deve protocollare.
• E gli allegati, incluso il manuale? Ideale sarebbe unire i files in modo da avere unico documento. Se non è facile protocollate almeno il decreto.
• Che titolario devo usare per protocollare? I.1 Normativa e disposizioni attuative.
• Dove devo pubblicare? In Pubblicità legale (Albo) e in Amministrazione Trasparente in due sezioni: "Provvedimenti > Provvedimenti dirigenti amministrativi" e "Altri contenuti", magari in altri contenuti si potrebbe creare una sezione "Gestione Documentale".
• Quale manuale di gestione documentale devo usare, ne girano molti? Quello che ritenete più valido. Noi abbiamo utilizzato il format del MI e l'abbiamo reso più smart in quanto ritengo che non c'erano tempi per effettuare personalizzazioni, e lo abbiamo rilasciato in versione word. Ovviamente non è un prodotto definitivo perchè nessuno poteva crearlo personalizzato per la vostra istituzione scolastica. Abbiamo operato considerandolo un documento provvisorio su cui bisogna metter mano tempestivamente ed abbiamo previsto dei servizi per ciò.
• E' necessario emanare decreto per la costituzione di un gruppo di lavoro per l'aggiornamento del manuale? Ovviamente si, ma non c'è un'urgenza! Riteniamo che il manuale rilasciato sia provvisorio e redatto celermente dal DS, successivamente si costituirà una commissione che potrà vedere anche la partecipazione di consulenti esterni (es. Attilio Milli e Valentino Valente) per la redazione del manuale definitivo. Che senso ha nominare oggi una commissione e nel contempo rilasciare il manuale che avrebbe dovuto predisporre la stessa commissione? Su questo non c'è cogenza.

Problemi AOO in IndicePA

Per molte scuole non si trova l’ente. Se cercate per PEC lo trovate!

Le credenziali di accesso, se c’è un referente, sono cambiate.
Ora il nome utente è il codice fiscale del referente.
Per recuperare la password bisogna compilare il form che trovate nel menu CONTATTI.

Se si è già referenti si può entrare anche con SPID, oltre che con CF e Password.

SE ANCORA NON SI E’ ANCORA REFERENTI:

• Menu SERVIZI ENTI >> Nomina Referente
• Compilare il form indicando i propri dati ed il codice IPA (che avete ottenuto cercando l’ente, in genere, ma non sempre, è istsc_MECCANOGRAFICO), ed inviare
• Vi arriverà mail con allegato da firmare digitalmente ed inviare a loro PEC
• Quindi otterrete le credenziali

CREAZIONE AOO Ufficio Protocollo

• Accedete con le credenziali in area riservata
• Menu AGGIORNAMENTO DATI
• Menu Aree Organizzative
• Create nuova AOO Ufficio Protocollo indicando il codice di 7 caratteri a piacere (userei i primi 7 caratteri del meccanografico)
• Salvate il tutto
• Con l’occasione aggiornate il resto delle informazioni dell’ente

Download : DETERMINA_DI_AFFIDO_DIRETTO.docx 

(Oggetto: Determina di AFFIDO DIRETTO Servizio tecnico di supporto alla redazione del Manuale di Conservazione Documentale e relativi allegati, attività formativa sulle giuste procedure per la conservazione documentale.)